Endringer i aksjeloven - Nyhetsbrev

Reglene i aksje- og allmennaksjeloven om innkalling til og gjennomføring av generalforsamling er endret på flere punkter. Lovendringene har betydning først og fremst for noterte allmennaksjeselskaper, men også ikke-noterte allmennaksjeselskaper og aksjeselskaper omfattes av flere av endringene.

I tillegg til forlenget innkallingsfrist på 21 dager og detaljerte krav til generalforsamlingsinformasjon i innkallingen og på selskapenes hjemmeside for noterte selskaper, introduseres flere ordninger som legger til rette for forenklet gjennomføring av generalforsamlingen og har til hensikt å gjøre den mer tilgjengelig for aksjeeierne. En skal være oppmerksom på at selskapene for å kunne benytte flere av de nye ordningene fullt ut aktivt må implementere disse gjennom styrebeslutninger, generalforsamlingsbeslutninger eller vedtektsendringer. Det er også innført et krav om revisjonsutvalg i noterte allmennaksjeselskaper.

Ny innkallingsfrist for noterte selskaper

Fristen for innkalling til generalforsamling er for noterte allmennaksjeselskaper forlenget til 21 dager. Med noterte selskaper menes selskaper opptatt til notering på Oslo Børs, Oslo Axess eller annet regulert marked som ligger i eller har virksomhet i EØS-området. Det gjelder noen unntak, blant annet åpnes det for forkortet innkallingsfrist på to uker for ekstraordinære generalforsamlinger dersom det er truffet vedtak om dette i selskapets siste ordinære generalforsamling med flertall som for vedtektsendring, og aksjeeierne i selskapet kan stemme på generalforsamlingen elektronisk (se nedenfor). Etter hva vi er kjent med tilbys det i dag ikke standardiserte tekniske løsninger for elektronisk stemmegivning på generalforsamlingen som oppfyller lovens krav. Det vil antagelig være upraktisk for selskaper å sette opp egne systemer for elektronisk stemmegivning under generalforsamlingen, blant annet fordi det gjelder et krav om betryggende kontroll av deltakelsen/stemmegivningen, herunder autentisering av avsenderen, som det vil være ressurskrevende å oppfylle. Den praktiske muligheten for å kunne redusere innkallingsfristen under dette unntaket må dermed inntil videre forventes å være begrenset selv om selskapet har truffet vedtak som åpner for dette. Det enkelte selskap må vurdere om det finner det hensiktsmessig allerede nå å rutinemessig legge frem forslag til vedtak for å åpne for forkortet innkallingsfrist. Som en konsekvens av den forlengede innkallingsfristen er fristen for når revisjonsberetningen senest skal være mottatt av styret satt til 22 dager før generalforsamlingen. Innkallingsfristen for ikke-noterte allmennaksjeselskaper (to uker) og aksjeselskaper (én uke) er ikke endret.

Krav om generalforsamlingsinformasjon i innkalling og på hjemmeside

De nye reglene inneholder utvidede krav til hva som skal inntas av informasjon i innkallingen til generalforsamling. Videre er det inntatt et krav om informasjon som skal gjøres tilgjengelig på selskapets hjemmeside fra innkallingstidspunktet. For aksjeselskaper og ikke-noterte allmennaksjeselskaper innebærer endringene hovedsakelig presiseringer av gjeldende krav til innkallingen. Slike selskaper er heller ikke pålagt å legge ut informasjon på internett.

For noterte allmennaksjeselskaper er det gjennom lov- og forskriftsbestemmelser oppstilt detaljerte innholdskrav til innkallingen og hjemmesiden. For mange noterte selskaper kan en hensiktsmessig praktisk tilnærming være å utforme innkallingen slik at den også oppyller kravene til hva som kreves av informasjon på hjemmesiden. Sistnevnte krav oppfylles dermed ved at innkallingen legges ut på hjemmesiden, noe det også er et eksplisitt krav om. Også øvrig infomasjon og dokumenter som gjelder generalforsamlingen skal være tilgjengelig for aksjeeierne i noterte selskaper på selskapets hjemmesider.

Internettpublisering av generalforsamlingsdokumenter

Endringene åpner for at aksje- og allmennaksjeselskaper kan gjøre årsrapporter og andre dokumenter som skal behandles på generalforsamlingen tilgjengelige på selskapets hjemmeside på internett i stedet for å sende dem til aksjeeierne. Selskapet må for å kunne benytte seg av denne muligheten ha vedtektsfestet dette i forkant. Selskapet må fortsatt sende selve innkallingen i papirversjon til alle aksjeeierne (eller ved elektronisk utsendelse til de aksjeeiere som uttrykkelig har akseptert dette, feks gjennom VPS Investortjenester). I innkallingen skal det opplyses om internettadressen og eventuelt annen informasjon aksjeeierne må ha for å få tilgang til dokumentene (f.eks. passord). Selskapet er pålagt å sende generalforsamlingsdokumentene uten vederlag til de aksjeeiere som ber om det. Selskapene bør ved innkallingen til neste generalforsamling vurdere å innta et forslag til vedtektsendring som muliggjør slik fremgangsmåte. Selskaper som ser det som sterkt ønskelig, f.eks. fra et kostnadsperspektiv eller for å bygge sin miljøprofil, ikke å sende ut generalforsamlingsdokumenter allerede fra ordinær generalforsamling 2010 (eller i forbindelse med en tidligere ekstraordinær generalforsamling) står fritt til å innkalle til en ekstraordinær generalforsamling alene for det formål å vedtektsfeste denne muligheten.

Stemmegivning før generalforsamlingen

De nye reglene åpner for at aksjeeiere i allmennaksjeselskaper skal kunne avgi sin stemme skriftlig i en periode i forkant av generalforsamlingen, enten elektronisk eller pr brev. Ordningen må implementeres av det enkelte selskap gjennom en vedtektsbestemmelse for å kunne benyttes. Det må videre benyttes en betryggende metode for å autentisere avsenderen. Adgangen til å kunne stemme før generalforsamlingen innføres som et supplement til muligheten en aksjeeier har hatt til å tildele stemmefullmakt til representanter for selskapet eller andre i forbindelse med generalforsamlingen. Den praktiske forskjellen for aksjeeieren mellom forhåndsstemming og tildeling av stemmefullmakt i kombinasjon med stemmeinstruks, som det har vært utbredt praksis for å legge til rette for blant de noterte selskapene de siste par årene, er nok begrenset. Verdipapirsentralen arbeider med å utvikle et system som skal legge til rette for forhåndsstemming.

Deltakelse på generalforsamling med elektroniske hjelpemidler

De nye reglene åpner for at allmennaksjeselskaper kan legge til rette for elektronisk deltakelse på generalforsamlingen. Til forskjell fra forhåndsstemming, er det for slik deltakelse kun et krav om styrevedtak for å åpne for dette. Vedtektene kan imidlertid stenge for styrets adgang til å treffe slik beslutning eller fastsette nærmere krav til elektronisk deltakelse. Elektronisk deltakelse kan bestå i sanntidsoverføring av generalforsamlingen (webcast e.l.), sanntids toveiskommunikasjon (aksjeeierne kan stille spørsmål, etc.) eller at aksjeeierne kan stemme ”live” under generalforsamlingen. Reglene innebærer ikke at generalforsamlingen i sin helhet kan avholdes elektronisk.

Registreringsdato for deltakelse på på generalforsamlingen

Allmennaksjeselskaper gis gjennom de nye reglene adgang til å vedtektsfeste at retten til å delta og stemme på generalforsamlingen bare kan utøves når et aksjeerverv er innført i aksjeeierregisteret den femte virkedagen før generalforsamlingen (registreringsdatoen). Selskapene kan med en slik vedtektsbestemmelse få bedre kontroll over generalforsamlingsdeltakelsen for aksjer som skifter eier i forkant av generalforsamlingen. Tidligere (og for selskaper som ikke vedtektsfester denne regelen) har regelen vært at aksjeeiere som fremgår av aksjeeierregisteret på generalforsamlingsdagen eller på annen måte godtgjør sitt erverv vil kunne delta og stemme på generalforsamlingen. En konsekvens av å innføre registreringsdato vil være at det, dersom aksjekjøpet er gjenstand for normalt oppgjør i VPS, ikke kan stemmes for aksjer som er kjøpt de siste 8 virkedagene før generalforsamlingen. Ved kontroversielle generalforsamlingsavstemninger vil dette gi mindre tid for aksjeeiere til å kjøpe seg opp i selskapet, noe som kan fremstå som lite aksjonærvennlig. Videre vil det være mindre tid til å registrere aksjer som er registrert på nominee konto over til bakenforliggende aksjeeiers VPS-konto. For slike aksjeeiere vil mye av fordelen med forlenget innkallingsfrist dermed forsvinne ved innføring av registreringsdato. Informasjon om registreringsdatoen skal inntas i innkallingen.


Aksjeeieres rett til å få saker behandlet og fremsette forslag til beslutning

Det har før lovendringene eksistert en rett for aksjeeiere i aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper til å få saker behandlet i generalforsamlingen dersom disse meddeles skriftlig mer enn to uker før generalforsamlingen. Etter endringene må dette meldes til styret innen syv dager før fristen for innkalling til generalforsamling. Kravet må også ledsages av et forslag til beslutning eller en begrunnelse for at spørsmålet settes på dagsordenen. Fristen sikrer at selskapene ikke kommer i unødig tidspress ved fremleggelse av forslag fra aksjeeiere tett opp mot innkallingsfristen.

Angivelse av avstemningsresultater fra generalforsamlingen

Både i aksje- og allmennaksjeloven er det inntatt presiseringer av kravet til hvordan avstemningsresultatet for generalforsamlingsvedtak skal angis i protokollen. For selskaper med én aksjeklasse antar vi at reglene vil være overholdt om man for hver sak angir totalt antall avgitte stemmer, antall stemmer for, antall stemmer mot og eventuelle blanke stemmer. Avstemningsresultatet skal for noterte allmennaksjeselskaper publiseres på hjemmesiden innen 15 dager etter generalforsamlingen. Dette kan i praksis gjennomføres ved at protokollen gjøres tilgjengelig.

Revisjonsutvalg

For allmennaksjeselskaper med verdipapirer notert på regulert marked er det oppstilt krav om etablering av revisjonsutvalg. Reglene får anvendelse ikke bare for selskaper som har noterte aksjer, men også for selskaper med noterte obligasjonslån. Reglene om revisjonsutvalg gjelder fra ordinær generalforsamling i 2010. Revisjonsutvalget har en forberedende og rådgivende funksjon i forhold til styret og er ikke et eget selskapsorgan. Det kan dermed ikke treffe beslutninger på vegne av selskapet. Også for andre foretak av ”allmenn interesse” er det oppstil krav om revisjonsutvalg. Omtalen her er begrenset til alllmennaksjeselskaper.

Det gjelder et unntak for selskaper som etter de nye reglene kan klassifiseres som mindre selskaper basert på lovfestede størrelseskriterier, likevel slik at styret da skal utføre de oppgavene som etter loven tilligger revisjonsutvalget. Kravet til sammensetning av revisjonsutvalget gjelder da ikke, imidlertid kan styreleder som også er ledende ansatt i selskapet ikke delta i møtet når styret utfører slike oppgaver.
Det åpnes også for at selskaper som ikke omfattes av unntaket kan vedtektsfeste at styret skal fungere som revisjonsutvalg. Til forskjell fra unntakstilfellene anses selskapet da for å ha et revisjonsutvalg, og styret må oppfylle de kravene som gjelder for sammensetning av revisjonsutvalget. For selskaper som ønsker å la styret fylle rollen som revisjonsutvalg vil det være naturlig å legge opp til slik vedtektsendring i ordinær generalforsamling i 2010.

Styret velger revisjonsutvalget blant styrets medlemmer. Styremedlemmer som også er ledende ansatte i selskapet kan ikke velges. Revisjonsutvalget skal ha den kompetanse som ut fra selskapets organisasjon og virksomhet er nødvendig for å ivareta sine oppgaver. Minst ett av medlemmene i revisjonsutvalget skal være uavhengig av virksomheten og ha kvalifikasjoner innen regnskap eller revisjon. Det oppstilles ikke krav til formalkompetanse i dette henseende, men det skal gjøres en konkret vurdering. Kompetansekravene vil variere avhengig av virksomhetens størrelse og kompleksitet. Uavhengighetskravet innebærer at annsatterepresentanter i styret ikke kan fylle rollen som medlemmet med fagkvalifikasjoner.

Fordi revisjonsutvalget må velges blant styrets medlemmer, må styret være sammensatt slik at det er mulig å sette sammen et revisjonsutvalg som oppfyller kravene blant styrets medlemmer. Styret eller valgkomitéen bør derfor i forkant av ordinær generalforsamling i 2010 vurdere om det er behov for å endre styresammensetningen i lys av dette. Ved forslag til valg av styremedlem som er tiltenkt rollen som uavhengig fagperson i revisjonsutvalget, bør det redegjøres særlig for slike kvalifikasjoner ved innstillingen av kandidaten overfor generalforsamlingen.

Revisjonsutvalgets oppgaver er å (i) forberede styrets oppfølging av regnskapsrapporteringsprosessen, (ii) overvåke systemene for internkontroll og risikostyring (og eventuelt internrevisjon), (iii) ha løpende kontakt med selskapets revisor om revisjonen av årsregnskapet og (iv) vurdere og overvåke revisors uavhengighet. For selskaper som plikter å ha revisjonsutvalg (dvs ikke er omfattet av unntaket for mindre selskaper), skal uttalelse fra revisjonsutvalget forelegges generalforsamlingen før valg av ny revisor vedtas. I denne forbindelse nevnes at det også er innført regler som foreskriver at revisorskifte som besluttes av selskapet før utløpet av tjenestetiden (ved ekstraordinær generalforsamling) skal meldes til Kredittilsynet og ledsages av en begrunnelse. Tilsvarende gjelder dersom revisor frasier seg oppdraget utenom ordinær generalforsamling. Selskapet kan i nevnte situasjon bare avsette revisor dersom det foreligger saklig grunn.

For mer informasjon, ta kontakt med Tone Østensen, Sverre Sandvik eller Simen Mejlænder




Dato: 12/10/2009