Endringer i verdipapirforskriftens regler om lydopptak

Av Kjersti T. Trøbråten og Mats Ring

Finansdepartementet fastsatte den 16. desember 2009 endringer i verdipapirforskriftens (forskrift av 29. juni 2007 om verdipapirhandel) bestemmelser om verdipapirforetaks og kredittinstitusjoners plikt til å foreta lydopptak av telefonsamtaler i forbindelse med investeringstjenestevirksomheten. Forskriftsendringen har sin bakgrunn i et høringsforslag fra Finanstilsynet datert den 26. august 2008. Forskriftsendringen vil tre i kraft 1. juli 2010.

Hovedpunkter i forskriftsendringen:   

• Lydopptak skal ikke lenger bare foretas av telefonsamtaler som gjelder mottak av ordre om kjøp, salg eller tegning av finansielle instrumenter, men av samtlige telefonsamtaler i tilknytning til alle typer investeringstjenester som nevnt i verdipapirhandelloven § 2-1 første ledd nr 1 til 6. (telefonsamtaler i tilknytning til drift av multilateral handelsfasilitet skal ikke omfattes). 

• Utvidelsen av plikten innebærer at det også kan bli nødvendig å foreta lydopptak av samtaler på mobiltelefon.  

• Plikten skal omfatte alle verdipapirforetak og kredittinstitusjoner som har konsesjon til å drive med en eller flere investeringstjenester etter verdipapirhandelloven § 2-1 første ledd nr 1 til 6. Foretak med begrenset tjenestespekter skal ikke lenger være unntatt fra plikten.

• Det er fastsatt utvidede krav til gjenfinning av dokumentasjon i forhold til gjeldende regelverk.

Lydopptak av telefonsamtaler

Etter gjeldende forskriftsbestemmelser foreligger det plikt til å foreta lydopptak av ordrer om kjøp, salg eller tegning av finansielle instrumenter som mottas pr. telefon. Plikten gjelder altså kun de ”rene meglingstjenestene.” Det foreligger ikke plikt til å foreta lydopptak av telefonsamtaler i forbindelse med investeringstjenester som investeringsrådgivning eller aktiv forvaltning.

De nye bestemmelsene innbærer at verdipapirforetak og kredittinstitusjoner skal foreta lydopptak av alle telefonsamtaler i tilknytning til investeringstjenester nevnt i verdipapirhandelloven § 2-1 første ledd nr 1 til 6 og betyr en vesentlig utvidelse av virkeområdet for bestemmelsene. Det er også fastsatt at kredittinstitusjoner og verdipapirforetak med begrenset tjenestespekter som hittil har vært unntatt fra plikten til å foreta lydopptak, nå skal omfattes av plikten på lik linje med andre kredittinstitusjoner og verdipapirforetak. Plikten skal ikke omfatte foretak som driver tilknyttede tjenester.

Forvaltningsselskaper for verdipapirfond med tillatelse til å yte aktiv forvaltning og investeringsrådgivning vil fremdeles være unntatt fra bestemmelsene om plikt til å foreta lydopptak.

Tilknyttede agenter har plikt til å foreta lydopptak av telefonsamtaler i samme utstrekning som verdipapirforetaket.

Bakgrunnen for utvidelsen er et ønske om å sikre partene i forbindelse med eventuelle tvister, og for å bedre tilsynsmyndighetenes kontroll med atferden i markedet, herunder bekjempelse av markedsmanipulasjon og innsidehandel.

Hva som ligger i ”tilknytning til investeringstjenester” må nærmere avgrenses og Finanstilsynets praksis vil etter hvert gi nærmere veiledning her. I høringsforslaget antar Finanstilsynet at vilkåret ” i tilknytning til” må tolkes vidt og at det skal foretas lydopptak av enhver samtale der den ansatte i verdipapirforetaket opptrer i egenskap av sitt ansettelsesforhold og som er, eller som med rimelighet kan munne ut i en investeringstjeneste. Det kreves ikke at samtalen faktisk resulterer i at det ytes en investeringstjeneste. Finsanstilsynet presiserer videre at det kun er telefonsamtaler av ”forretningsmessig art” som skal tapes og at private telefonsamtaler ikke skal omfattes av plikten.

Lovforslaget innebærer at det skal foretas lydopptak av alle telefonsamtaler og ikke bare de telefonsamtalene hvor det gis en ordre eller indikasjoner på en ordre. De nye forskriftsbestemmelsene skiller ikke mellom fasttelefon og mobiltelefon. Dette gjøres heller ikke etter gjeldende forskriftsbestemmelser, men forskriftsendringen vil i større grad kunne medføre at også mobiltelefonsamtaler må opptas på lydbånd. Dette kan by på utfordringer særlig for banker, ved at telefonsamtaler knyttet til for eksempel investeringsrådgivning dermed må separeres fra telefonsamtaler knyttet til øvrig virksomhet som bankene driver.

Forskriftsendringene innebærer at alle banker med konsesjon til å drive investeringstjenester må etablere systemer for lydopptak også for sine bankfilialer.

I utgangspunktet vil også telefonsamtaler i forbindelse med utøvelse av ”corporate-finance” - virksomhet omfattes av plikten, for eksempel ved plassering av offentlige tilbud og emisjoner, samt i bookbuildingsituasjoner. Imidlertid vil en vesentlig del av ”corprate finance” - tjenester være unntatt fordi de anses som tilknyttede tjenester etter verdipapirhandelloven § 2-1 andre ledd nr 3.

Forskriftsendringene vil få stor betydning for foretak som kun driver med investeringsrådgivning og/eller aktiv forvaltning ettersom slike foretak gjennomgående ikke vil ha systemer for lydopptak. Foretak som driver med ordreformidling og som har etablert systemer for lydopptak vil imidlertid også bli berørt ved at plikten til å foreta lydopptak vil øke i omfang.

Dokumentasjon av andre tekniske kommunikasjonsmidler enn telefon

Dersom det ved kommunikasjonen med kunden brukes andre kommunikasjonskanaler enn telefon, skal også slik kommunikasjon dokumenteres og lagres når kommunikasjonskanalene benyttes i tilknytning til investeringstjenester etter § 2-1 første ledd nr 1 til 6. Verdipapirforetak skal etablere betryggende rutiner for dokumentasjon av slik kommunikasjon. Slik plikt foreligger etter gjeldende regelverk, men kun i forbindelse med mottak av ordre.

Dette vil for eksempel være kommunikasjon via e-post, sms, telefax og ulike chatkanaler på internett. Adgangen til å lagre slik kommunikasjon vil kunne variere avhengig av hvilken kommunikasjonsform det er snakk om. Forskriftsendringen innebærer at dersom det ikke kan etableres betryggende rutiner for lagring og dokumentasjon av den aktuelle kommunikasjonsformen, vil slike kommunikasjonsformer ikke kunne brukes i tilknytning til investeringstjenestevirksomheten.

Gjenfinning av dokumentasjon

I henhold til de gjeldende forskriftsbestemmelsene skal lydopptak kunne gjenfinnes ved å søke på ”tidspunkt for samtalen” og på hvilken ansatt som mottok ordren.

Forskriftsendringen må kunne sies å innebære en skjerpelse, ettersom det nå fastsettes at lydopptak også skal kunne gjenfinnes ved å søke på ”inngående og utgående telefonnummer”. Hensikten er å sikre at alle samtaler fra samme telefonnummer kan gjenfinnes, også i de tilfeller hvor kunden har snakket med flere meglere.

Forskriften fastsetter videre etter endringen at dokumentasjon av kommunikasjon gjennom andre tekniske kommunikasjonskanaler skal kunne gjenfinnes ved å søke på kundens identitet, tidspunktet for kommunikasjonen og den ansatte i foretaket som utførte kommunikasjonen.

Avslutning

Forskriftsendringene medfører at lydopptak, samt dokumentasjon og lagring av kommunikasjon gjennom andre kommunikasjonskanaler også må foretas ved bl.a. utøvelse av investeringsrådgivning og aktiv forvaltning. Foretak som omfattes av plikten må derfor etablere systemer for lydopptak mv. som tilfredsstiller kravene i forskriften innen 1. juli 2010.

Regelverksendringene krever videre at foretakene etablerer rutiner for å sikre at det tas hensyn til personvernet og at sensitiv informasjon både om foretakets kunder og egne ansatte ikke blir gjenstand for misbruk.