Nyheter

Enkle grep mot dyre etterspill

I den siste utgaven av Kapital gir våre advokater Rune Opdahl og Christel Søreide gode råd for hvordan arbeidsgivere kan unngå å gjøre feil i ansettelsesprosessen. Er det lov å ta kredittsjekk av en jobbsøker? Kan man innhente og vektlegge opplysninger om politisk ståsted, seksuell legning eller hvilken religion jobbsøkeren tilhører? 

Hvor grundig bør man sjekke opplysningene på CVen? En ansettelsesprosess kan fort gå galt dersom man ikke holder seg innenfor gjeldende regler.

- Det går stort sett bra. Men går det galt, kan det bli dyrt og veldig ressurskrevende, noe som kan unngås ved veldig enkle grep, sier advokat Rune Opdahl, partner i advokatfirmaet Wiersholm. Opdahl, som blant annet har personvern som spesialkompetanse, mener det er mange arbeidsgivere som er usikre på hvilket handlingsrom de har i en ansettelsesprosess. Samtidig som det er viktig å hente inn så mye informasjon som man har anledning til, er det fort gjort å komme på kant med både arbeidsmiljøloven, likestillingsloven, personopplysningsloven og diskrimineringsloven hvis man ikke har gjort hjemmeleksen. Ettersom dette er kronglete farvann har han sammen med kollega Christel Søreide, som er ekspert på arbeidsrett, laget en veiviser for arbeidsgivere som jakter nye hoder.

- Vi anbefaler at man er bevisst på hva man trenger, og bruker det handlingsrommet man har. Mange har større handlingsrom enn det de tror, sier Søreide.

Verifikasjon av dokumentasjon jobbsøkerne fremviser er et nyttig råd de to kommer med.

—En CV i seg selv er lite verdifull. Det forekommer juks både på grad og varighet av studier og jobberfaring. Derfor bør man verifisere CV-opplysninger. Vi har hatt eksempler på saker der personer ikke har den graden som det fremgår at man har på CVen eller LinkedIn. Man kan kontrollere opplysningene ved å ringe studiestedene der vedkommende har studert, sier Søreide. Måten en slik verifisering skjer på, er at den potensielle arbeidsgiveren leser opp karakterene som står på vitnemålet og ber studiestedet verifisere hver enkelt karakter i tillegg til tidsbruken.

De deler også et enkelt grep man kan gjøre når det gjelder oppringing av referansene.

—Vi erfarte en gang at referansen viste seg å være jobbsøkeren selv. Det å verifisere referansen kan gjøres ved å ringe sentralbordet der vedkommende jobber i stedet for mobilnummeret som er oppgitt. Eller man kan google vedkommende, slik at du vet at den du snakker med er den du tror du snakker med, sier Opdahl.

Selv om det er mye informasjon på en CV, er det mange arbeidsgivere som ønsker å hente inn ytterligere informasjon om jobbsøkere. Her er det viktig å trå varsomt for å ikke sette seg i en situasjon som kan få etterspill. Det er for eksempel kun i visse stillinger man har lov til å innhente og vektlegge opplysninger om politisk ståsted. Det samme gjelder for kredittopplysninger.

—Hvis man har stillinger med vesentlig økonomiansvar, kan man innhente kredittopplysninger, men på generelt grunnlag er dette ikke lov, sier Søreide. Det gjelder også selv om arbeidsgiveren har fått godkjennelse fra jobbsøkeren.

—I praksis er det nok slik at man ber om jobbsøkerens samtykke til veldig mange av de punktene man ikke har lov til å spørre om, og så tenker man at det er greit. Men samtykke er ikke nødvendigvis nok, mange av reglene er ufravikelige, sier Søreide. Det er bare i helt spesielle stillinger, som politi, barnehage etc. man kan be om vandelsattest.

Også når det gjelder helseopplysninger, er det bare i visse stillinger man har lov til å innhente informasjon. Men dersom søkeren selv opplyser om helseproblemer, kan det være lov å vektlegge det.

—De fleste arbeidsgivere er opptatt av om vedkommende er en stabil arbeidstager som kan fylle stillingen, og man har langt på vei et legitimt behov for å legge vekt på det. Men det er grenser for hva man aktivt kan innhente og spørre om, sier Søreide.

For internasjonale bedrifter kan det være fristende å sjekke jobbsøkerne opp mot internasjonale sanksjons- og terrorlister. Men selv om man bruker et eksternt firma til å gjøre denne typen sjekk, må arbeidsgiver ha konsesjon av Datatilsynet for å innhente slike opplysninger.

—Dette er sensitive opplysninger etter personopplysningsloven, og det kan man ikke innhente uten at arbeidsgiver har konsesjon. Det gjelder også dersom bruker et eksternt firma. Det er arbeidsgiver som har ansvaret, sier Opdahl.

Å google kandidaten på internett samt å sjekke jobbsøkerens opptreden i sosiale medier som Facebook, Twitter og Instagram er helt i orden, men svært få tenker på at man kan få for mye informasjon.

—Informasjon som ligger ute i sosiale medier er offentlig tilgjengelig informasjon som inngår i en egnethetsvurdering. Den juridiske faren med dette er at det ikke er lov å innhente opplysninger om blant annet religiøst eller politisk ståsted, eller graviditet, som det er sannsynlig at man finner i sosiale medier. Risikoen for å få informasjon man ikke skulle ha innhentet og ikke har lov til å vektlegge er stor, sier Søreide.

Hva gjør man når man har fått informasjonen man ikke skulle ha?

—Der ligger utfordringen. Det er umulig å slette informasjonen fra hjernen når man først har fått kunnskapen, sier Opdahl.

Wiersholm-advokatene anbefaler derfor å bruke tredjeparter i innhenting av informasjon.

—Mange av de store selskapene bruker eksterne bedrifter, som for eksempel et rekrutteringsbyrå, til å gjøre bakgrunnssjekk. Da mottar arbeidsgiver kun den informasjonen som er lov å vektlegge. Man kan også bruke noen internt i bedriften som ikke direkte er involvert i ansettelsen til å innhente informasjon. I disse tilfellene bør det utarbeides en rapport med informasjonen som er filtrert og benyttet i den videre ansettelsesprosessen, dette er nyttig dersom det skulle komme en påstand mot bedriften senere, sier Søreide.

Hvor lett er det for en arbeidssøker å avsløre at en arbeidsgiver har vektlagt ting som ikke er lov?

—Det er veldig vanskelig. Men etter diskrimineringslovene gjelder regler om omvendt bevisbyrde. Det er bedriften der vedkommende har søkt jobb, som må bevise at en eventuell diskrimineringsfaktor ikke har vært utslagsgivende, sier Søreide.

Hvor ofte opplever bedrifter at jobbsøkere påpeker lovbrudd i søknadsprosesser?

—Likestillingsnemnda har overraskende mange saker hvert år. Det går mest på saker der søker er gravid eller har minoritetsbakgrunn. Vi anbefaler derfor å dokumentere prosessen, og særlig i de tilfellene der man har søkere hvor det er åpenbare diskrimineringsgrunner, som graviditet og minoritetsbakgrunn, til stede. Dokumentasjon som er laget underveis har mye større troverdighet enn dokumentasjon som er laget etter at det har blitt en sak, sier Søreide. I tillegg til å dokumentere informasjonsprosessen bør arbeidsgiverne også lage et kort notat som begrunner ansettelsen.

—Det er fornuftig å lage et standardisert skjema, som man fyller ut hver gang man ansetter, som svarer på endel spørsmål rundt ansettelsen. Det tar ikke mange minuttene å fylle ut. Dersom man får en klage og man skal begynne å rekonstruere prosessen, tar det fort mye tid, sier Opdahl.

—Vi ser at feilansettelser koster masse tid og ressurser både for bedriften og ledelsen. Det kan påføre bedriften både sikkerhets- og omdømmerisiko. Å investere i en grundig og ryddig ansettelsesprosess lønner seg, sier Søreide.

Denne artikkelen er publisert i Kapital 13/2015.

Ta kontakt med: