Nyhetsbrev | Nye regler om meldeplikt ved utkontraktering

Finanstilsynsloven har med virkning fra 1. juli 2014 fått en ny bestemmelse om meldeplikt ved utkontraktering av deler av virksomhet som er under tilsyn.

De praktiske utfordringene forsikringsselskapene står overfor

Finanstilsynsloven har med virkning fra 1. juli 2014 fått en ny bestemmelse om meldeplikt ved utkontraktering av deler av virksomhet som er under tilsyn. Den gjelder for en rekke foretak, som blant annet banker, verdipapirforetak og revisorer. I forhold til forsikringsbransjen, gjelder den alle norske skade- og livsforsikringsselskap, forsikringsagenter, forsikringsmeglere og andre som driver forsikringsformidlingsvirksomhet. Også norske agenter for utenlandske forsikringsselskap er omfattet av lovbestemmelsen. Finanstilsynet har forrige uke foreslått en forskrift som begrenser omfanget av meldeplikten, og har i den forbindelse i et høringsbrev også gitt en fortolking av innholdet i lovbestemmelsen.

Den nye lovbestemmelsen pålegger en plikt for forsikringsaktøren til å melde i fra til Finanstilsynet om avtale om utkontraktering av virksomhet, senere endring av slik avtale og bytte av oppdragstaker. Meldeplikten gjelder også utkontrakteringer innad i konsernet. Melding skal gis minst 60 dager før iverksettelsen av avtalen, avtaleendringen eller byttet av oppdragstaker. Finanstilsynet kan sette vilkår for utkontrakteringen eller gi pålegg om å stanse, eller ikke iverksette oppdraget dersom Finanstilsynet finner at utkontraktering skjer i et omfang eller på en måte som ikke kan anses forsvarlig, vanskeliggjør tilsynet med den utkontrakterte virksomhet eller institusjonens samlede virksomhet, eller er i strid med bestemmelser gitt i eller i medhold av lov.

I et høringsnotat fra Finanstilsynet av 1. oktober 2014 fremsetter Finanstilsynet forslag om at det skal gjøres unntak for forsikringsformidlere, brannkasser og egenforsikringsselskap. Det foreslås også unntak for utkontraktering av administrative og driftsrelaterte oppgaver, herunder økonomi, regnskap, HR-tjenester, vaktmestertjenester, renhold, drift av kantine mv og IKT-virksomhet som ikke anses av betydning for foretakets virksomhet.

Det notat ikke omtaler, er om all virksomhet kan utkontrakteres, eller bare deler av det. I forarbeidene til ny finansforetakslov er det foreslått at "kjerneoppgaver" ikke kan utkontrakteres, uten at dette er eksemplifisert. Loven er imidlertid ennå ikke vedtatt.

Høringsnotatet angir eksempler på konkrete unntak fra meldeplikten, men inneholder få generelle retningslinjer for hvordan kontrakter som omhandler andre typer tjenester skal behandles. I høringsnotatet har Finanstilsynet presisert at et forsikringsselskaps kjøp av advokattjenester til løpende skadehåndtering vil være omfattet, men at kjøp av bistand til enkeltsaker er unntatt fra meldeplikten. Det er et nyttig eksempel, og vil sannsynligvis innebære at avtaler med skadeoppgjørsfirma er underlagt meldeplikten. Finanstilsynet gir ingen avklaring av om for eksempel utkontraktering av salgsprosessen (eksempelvis gjennom telefon), utstedelse av forsikringsdokumenter og inndrivelse av ubetalt premie vil være underlagt meldeplikt. Underlig nok gis det heller ingen avklaring av om forsikringsselskapets bruk av bruk av agenter er meldepliktig.

I følge forslaget fra Finanstilsynet skal selve meldingen om utkontraktering inneholde opplysninger om avtalepart, og avtalens art, omfang og varighet, samt hvordan foretaket vil følge opp sitt ansvar for den utkontrakterte virksomheten. Oppfølgingsansvaret sikter til kravene til forsikringsselskapets internkontroll, og det er forventet at Finanstilsynet vil kontrollere at internkontrollen ikke blir dårligere som følge av utkontrakteringen. Det er klargjort i høringsnotatet at Finanstilsynet ikke trenger å få oversendt selve utkontrakteringsavtalen.

Ettersom kommentarene i høringsnotatet er knappe og eksemplene få på hvilke typer utkontrakteringsavtaler som skal meldes i fra om, bør forsikringsselskapene for å være på den sikre siden melde all avtaler om utkontraktering til Finanstilsynet (uansett art og omfang). Alternativet er å be om forhåndsuttalelse og konkrete veiledninger for å være helt sikker på at utkontrakteringen ikke blir gjenstand for kritikk i ettertid.